Datenschutzerklärung

Diese Hinweise gelten für die Online-Anmeldung zu den Freizeiten von [Name des Trägers] — auch dann, wenn das Anmeldeformular auf einer anderen Webseite eingebunden ist.

Wer ist verantwortlich?

[Name des Trägers, Einrichtung bzw. Bereich]
[Straße und Hausnummer], [PLZ Ort]
E-Mail: [E-Mail-Adresse]

[Für evangelische Träger:] Als kirchliche Stelle unterliegen wir dem Kirchengesetz über den Datenschutz der Evangelischen Kirche in Deutschland (DSG-EKD). [Andere Träger: Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO); die Paragraphen und die Aufsicht unten entsprechend anpassen.]

Datenschutzbeauftragte

[Name der oder des örtlich Beauftragten für den Datenschutz]
[Anschrift]
E-Mail: [E-Mail-Adresse]

Welche Daten wir bei der Anmeldung verarbeiten

• Angaben zur teilnehmenden Person: Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Geschlecht, Anschrift, Mobilnummer
• Angaben zu Eltern, Sorgeberechtigten und Notfallkontakten: Name und Telefonnummern
• die E-Mail-Adresse für Eingangsbestätigung, Rückfragen und Zusage
• Ihre Anmerkungen — bitte tragen Sie hier nur ein, was wir für die Anmeldung wissen müssen
• Zeitpunkt der Anmeldung und ihre Reihenfolge, die Bestätigung der Freizeitbedingungen und dieser Hinweise

Angaben zur Gesundheit, zu Medikamenten und zur Einwilligung in Erste Hilfe fragen wir erst nach der Zusage mit dem Freizeitpass ab. Dafür erhalten Sie gesonderte Hinweise.

Wofür und auf welcher Grundlage

Wir verarbeiten die Daten, um Ihre Anmeldung entgegenzunehmen, die Plätze in der Reihenfolge des Eingangs zu vergeben, Sie über das Ergebnis zu informieren und — bei einer Zusage — die Freizeit vorzubereiten und durchzuführen. Rechtsgrundlage ist die Anbahnung und Durchführung des Teilnahmevertrags (§ 6 DSG-EKD). [Nummer und ggf. weitere Grundlagen durch die Datenschutzbeauftragte prüfen]

Die Bestätigung, dass Sie diese Hinweise zur Kenntnis genommen haben, ist keine Einwilligung. Wo wir eine Einwilligung brauchen, fragen wir gesondert danach.

Speichern während des Ausfüllens

Damit nichts verloren geht, speichert das Formular Ihre Eingaben schon während des Ausfüllens auf unserem Server. Ein angefangenes, nicht abgesendetes Formular löschen wir nach 7 Tagen automatisch. Damit Sie später weiterschreiben können, legt Ihr Browser ein Cookie mit einem zufälligen Schlüssel ab; es enthält keine Angaben zu Ihnen und verfällt mit dem Entwurf. Melden Sie direkt danach ein weiteres Kind an, übernehmen wir auf Ihren Wunsch Anschrift, Kontakte und E-Mail-Adresse aus der eben abgesendeten Anmeldung; das geht nur in Ihrem Browser und bis 24 Stunden nach dem Absenden.

Auf Wunsch schicken wir Ihnen einen Link zum Weiterschreiben per E-Mail. Er ist nur einmal verwendbar und begrenzt gültig. Ebenfalls nur auf Wunsch erinnern wir Sie einmal per E-Mail, bevor ein nicht abgesendeter Entwurf gelöscht wird.

Kommt eine unserer E-Mails als unzustellbar zurück, vermerken wir das bei der Anmeldung, um Sie auf anderem Weg zu erreichen.

Cookies, Schutz vor Missbrauch und Protokolle

Wir setzen nur technisch notwendige Cookies: den Schlüssel für Ihren Entwurf, ein kurzlebiges Test-Cookie, das prüft, ob Ihr Browser das Speichern erlaubt, die Sitzung, wenn Sie den Stand Ihrer Anfrage ansehen (höchstens 60 Minuten), und für unsere Mitarbeitenden die Anmeldesitzung. Wir verwenden keine Analyse- oder Werbedienste und laden keine Inhalte von Dritten nach; auch die Schriftarten liefern wir selbst aus. Damit wir sehen, ob die Anmeldung technisch reibungslos läuft, meldet sich eine geöffnete Formularseite regelmäßig mit einer zufälligen Kennung, die nur für diesen Seitenaufruf gilt. Wir zählen daraus, wie viele Formulare gerade geöffnet sind; die Kennung verfällt nach höchstens drei Minuten und lässt keinen Rückschluss auf Sie zu.

Zum Schutz vor automatisierten Anmeldungen löst Ihr Browser vor dem Absenden eine kleine Rechenaufgabe. Das geschieht ohne externen Dienst und ohne Cookie. Um Missbrauch zu begrenzen, zählen wir Anfragen je IP-Adresse; dafür speichern wir die IP-Adresse nur in verschlüsselter Form (als Hashwert) und höchstens eine Stunde.

Um Tippfehler in der E-Mail-Adresse zu erkennen, prüfen wir, ob die Domain Ihrer Adresse E-Mails empfangen kann. Mit dem Link in der Eingangsbestätigung bestätigen Sie, dass die Adresse Ihnen gehört.

[Protokolle des Webservers: Inhalt und Speicherdauer beim Hosting ergänzen]

Einbindung auf anderen Webseiten

Ist das Formular auf einer anderen Webseite eingebunden, gehen Ihre Eingaben direkt an uns, nicht an den Betreiber dieser Webseite. Für die übrige Webseite gelten dessen Datenschutzhinweise.

Wer die Daten erhält

Ihre Anmeldung sehen die Mitarbeitenden der Freizeitverwaltung. Nach einer Zusage erhält die Freizeitleitung die Angaben, die sie für die Durchführung braucht. Der Dienstleister, der unsere Webseite betreut, hat keinen Zugriff auf Anmeldungen.

Technische Dienstleister verarbeiten Daten in unserem Auftrag und nach unserer Weisung:

• Hosting: [Anbieter, Standort Rechenzentrum]
• E-Mail-Versand: [Anbieter]

Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU findet nicht statt. [mit Hosting- und Mailanbieter prüfen]

Wie lange wir Daten speichern

• nicht abgesendete Entwürfe: 7 Tage
• Links zum Weiterschreiben und Bestätigungslinks: bis zu ihrem Ablauf
• Anmeldungen ohne Platz: [Frist]
• Teilnahmen: [Frist, z. B. bis zum Ende der Freizeit und der Abrechnung; gesetzliche Aufbewahrungspflichten]

Sicherungskopien bewahren wir verschlüsselt und nur begrenzt auf. Wird eine Sicherung zurückgespielt, löschen wir fällige Daten erneut.

Ihre Rechte

Sie haben nach dem DSG-EKD das Recht auf Auskunft über Ihre Daten, auf Berichtigung, auf Löschung, auf Einschränkung der Verarbeitung, auf Datenübertragbarkeit und auf Widerspruch. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich dafür an [E-Mail-Adresse] oder an unsere Datenschutzbeauftragte.

Sie können sich außerdem bei der kirchlichen Datenschutzaufsicht beschweren: Der Beauftragte für den Datenschutz der EKD, [zuständige Außenstelle und Anschrift], https://datenschutz.ekd.de

Stand: [Datum der Freigabe]